警惕！别让数字化发展落入“工具蔓延”的陷阱中

数字化转型发展已经成为一种潮流。然而，潮起潮落的历史经验，总是在不断提醒：任何新生事物既有强大的生命力和潜在商业价值，又很容易在涌动中吹起泡沫，形成陷阱。 研究数据显示，全球企业组织在未来三年的IT技术投资将达到6.3万亿美元，这反映出企业已开始大量采购IT技术工具和解决方案来帮助提高业务发展效率。在此背景下，39%的受访企业表示正在使用10种以上IT运营工具来管理整个数字化业务系统，有8%的受访企业甚至使用了超过20种工具。 但实际上，拥有太多的IT运营工具并非意味着更好的数字化水平和能力，相反地，还会让企业落入到“工具蔓延”（Tool sprawl）的发展陷阱中，对数据中心运营、网络安全防护、系统可靠性以及应用运行性能等产生较严重的影响和损害。

工具蔓延的危害和原因

先进技术的应用是为了使工作更快、更容易、更有效，如果组织的信息化技术应用过于超前，并开始出现阻碍正常业务开展和进步的程度时，“工具蔓延”这一应用陷阱就会出现。工具蔓延并不是企业IT部门或网络安全部门独有的现象，几乎每个部门都会受到这一问题的困扰。 工具蔓延这一问题并非由某个应用或技术所产生的，而是随着每次新技术方案的应用而慢慢累积，并逐渐蔓延到整个企业。当企业的员工每天都必须依靠越来越多的数字化系统或工具，才能保障其日常工作的正常完成时，这就表明该组织的“工具蔓延”问题开始变得非常严重。 导致工具蔓延现象产生的原因有很多，包括并购活动、员工流动，以及同类产品之间的不断竞争。不过有一个重要的原因是，企业IT部门在数字化转型发展中的被动响应模式，让他们习惯通过购买工具来解决业务部门不断提出的数字化需求和问题，这无疑会导致技术应用过剩，并且缺乏有效管理的情况出现。 以网络安全工作为例，一家安全企业对美国和英国的1,200名企业安全决策者进行了专项调查，在2019年至2021年期间，组织使用的网络安全工具平均数量从64个增加到76个，增长了19%。这不仅使安全团队的运营任务更加复杂化，而且可能产生更多新的设备协同漏洞。 当工具蔓延的问题出现时，其通常具有以下危害：

1、让员工的工作体验感降低

由于资源分布在多个应用平台上，查找、打开和导航所需的一切都会耗费大量的时间。这迫使员工减少在业务上的投入时间和精力。即便员工已经掌握了这些工具的使用，在同时使用这些工具或系统时，也会造成持续分心的状态，使工作更容易出错和精神疲劳。

2、降低团队协作力

工具蔓延不仅会扰乱个人工作体验，还会影响协作环境。当信息分散在不同的系统工具中时，团队很难获得洞察力并协同工作。如果没有一种简单的方法来共享资源、表达想法和协作工作，团队就无法充分发挥其潜力。

3、阻碍企业运营

根据Gartner的一份报告指出，工具蔓延是CIO面临的“十大主要挑战之一”。随着多种技术工具遍布整个企业，企业员工突然不得不熟练掌握十几个不同平台的使用，更不用说监控和解决每个平台的问题了。结果，IT部门的工作变得负担过重，也给一线员工带来了不必要的压力，也经常导致用户无法获得他们需要的支持。

4、影响消费者体验

最糟糕的是，工具蔓延会影响到用户的感受和体验。工具蔓延在几乎所有可以想象的方面都会产生昂贵的成本，包括额外的业务费用，当客户必须承担这一代价和成本时，会对企业现有的业务开展产生负面影响，并阻碍未来的销售。 随着客户需要访问的信息和工具越来越多，潜在的黑客攻击、违规、数据泄露和其他风险自然也会增加，这些都会产生不可逆转的损害。

缓解工具蔓延的建议和策略

工具蔓延导致的高成本损耗是显而易见的，但很多情况下却难以量化。工具蔓延的许多成本，例如生产力损失、各种机会成本以及高技能和难以替代的高级人员的工作满意度降低等都难以衡量。 为了降低工具蔓延对企业数字化发展的影响，可以参考以下方式来积极应对：

1、不要害怕新工具

虽然这听起来可能自相矛盾，但添加自动化新工具或许是帮助抑制工具蔓延的有效手段。例如NetBrain、Infoblox、SolarWinds和Cisco等网络自动化工具可以将人工智能（AI）、机器学习（ML）和分析应用于工具蔓延问题，并帮助组织开始自动化各种任务。许多企业已经采用了托管信息化服务，例如网络即服务（NaaS）和软件定义广域网（SD-WAN），这些服务在核心产品中内置了分析、智能和自动化功能。

2、选择服务外包

外包不仅可以帮助减轻内部IT员工的工作负担，还可以在很大程度上提升专业水平。如果企业将数字化建设中的某些部分（例如5G）外包，将获得更加专业化的应用优势，企业的管理服务提供商（MSP）将会处理各种任务。但记住，不要指望托管服务可以解决企业所有的数字化应用问题。

3、整合和集成

成熟的数字化供应商应该能够帮助企业整合其所依赖的单点性工具和产品，并在这些单点解决方案中添加一些新功能，以帮助用户解决新出现的问题。 整合当然可以帮助控制工具蔓延，但即便是整合的产品，与所有其他工具的集成也是关键。供应商是否具有良好的生态系统是企业在选型时需要重点考察的因素。

4、从关键环节开始优化

不要把解决工具蔓延的问题想的过于复杂。建议从关键的环节开始优化。例如：我们可以分析IT人员大部分时间都花在了哪里？如果是管理数据流和多个工具，那么就从此处入手进行整合和集成，关键是要找到可以不断重复的优化模式并对症下药。

5、改进数字化工作流程

并非所有修复都必须使用技术修复。为IT团队制定明确定义的流程和工作流，不仅可以避免陷入日常琐事，提高效率，还将找到最优化问题解决方案的可能性。

6、打破数据和组织孤岛

网络工具蔓延形成的原因之一是数据往往会被锁定在特定于应用程序或工具的孤岛中。找到打破数据孤岛的方法将帮助企业从现有的数据中获得更多价值。从组织的角度来看，企业需要找到一种适合协作和共享数据的组织结构。不同部门和团队之间的协作不会自然而然地发生，因此领导者必须积极鼓励并不断推动。

7、积极采用自动化技术

“自动化”是解决IT问题的常见建议，它有助于提高可靠性，使事物标准化。但想要实现巨大收益不能简单地依赖基础性的自动化技术，例如自动配置，而是要让企业的数字化系统更加动态、更加强大，并且能够更好地适应不断变化的负载。企业需要尽快找到能够自动了解网络状况如何变化以及如何即时适应的分析工具，同时消除手动、易出错的流程。